Política de Retención y Borrado de Datos
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El RGPD (Art. 5.1.e) exige que los datos personales se conserven sólo el tiempo necesario para los fines del tratamiento. Esta política detalla, por categoría de datos, cuánto los conservamos y por qué.
1. Principio general
Amantis Informática conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos. Pasado ese tiempo, los datos son suprimidos definitivamente o, cuando exista obligación legal de conservación (especialmente fiscal), bloqueados hasta que prescriba dicha obligación, momento en el que se suprimirán definitivamente.
"Bloqueados" significa que los datos no se utilizan para ninguna finalidad operativa: sólo permanecen accesibles para responder a posibles requerimientos legales, fiscales o judiciales.
2. Tabla de retención por categoría de dato
| Categoría | Plazo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Cuenta de empresa cliente (datos identificativos, configuración, usuarios) | Durante la relación contractual + 30 días tras la baja para revertir | Ejecución del contrato |
| Tickets de venta, facturas, albaranes | 6 años tras su emisión (bloqueados tras la baja) | Obligación legal: Código de Comercio (Art. 30) y Ley General Tributaria (Art. 66) |
| Registros RSIF / Verifactu (cadena de facturación) | 6 años tras su emisión | Obligación legal: RD 1007/2023 (sistema Verifactu) |
| Datos de clientes finales del Cliente (nombre, NIF, email, teléfono, historial) | Durante la relación + plazo legal aplicable (normalmente 6 años por relacionarse con facturas) | Obligación legal del Cliente + nuestro contrato con él |
| Datos de empleados del Cliente (usuarios del software) | Mientras estén activos. Tras desactivación, anonimización a los 30 días salvo necesidad legal | Ejecución del contrato |
| Registros de fichaje horario (entradas/salidas) | 4 años | Obligación legal: Real Decreto-ley 8/2019 (registro jornada laboral) |
| Biometría facial para fichaje (plantillas, no fotos) | Hasta la desactivación del empleado + 30 días | Consentimiento explícito del empleado |
| Aceptaciones legales y firmas (T&C, DPA) | 10 años tras la baja (prueba de cumplimiento) | Interés legítimo: defensa frente a posibles reclamaciones |
| Logs de acceso al sistema (auditoría de quién hace qué) | 1 año rolling | Interés legítimo: seguridad y trazabilidad |
| Logs de impersonación (acceso de soporte a cuenta cliente) | 2 años | Interés legítimo: auditoría de actividad del proveedor |
| Copias de seguridad cifradas | 14 días rolling, tanto en servidor como en Backblaze B2 | Interés legítimo: continuidad del negocio |
| Datos de facturación de la suscripción (cuotas mensuales) | 6 años tras la última factura | Obligación legal: normativa fiscal |
| Datos de pago (tarjeta, IBAN) | Gestionados directamente por Stripe — Amantis NO los almacena | Subencargado (Stripe) |
| Solicitudes de contacto (formulario web) | 2 años desde la última interacción, salvo conversión en cliente | Consentimiento + interés legítimo comercial |
| Mensajes y notas internas asociadas a solicitudes | Junto a la solicitud, mismo plazo | Interés legítimo: gestión comercial |
3. Proceso de borrado tras baja del cliente
Cuando un cliente solicita la baja (desde Configuración → Mis datos → Derecho de supresión) o cancela su suscripción:
- Día 0: la cuenta se desactiva inmediatamente. Los usuarios no pueden acceder. El cliente recibe email de confirmación.
- Día 0–30: periodo de gracia. Los datos siguen en la base de datos pero no son accesibles desde el panel. El cliente puede reactivar la cuenta escribiendo a administracion@amantisinformatica.com.
- Día 30: se ejecuta el borrado físico de los datos no sujetos a obligación legal de conservación (catálogo de productos, configuraciones, ajustes, salones, mesas, etc.).
- Datos bloqueados: facturas, tickets, registros RSIF/Verifactu y datos fiscalmente relevantes se mantienen bloqueados en la base de datos, accesibles únicamente para responder a requerimientos legales, durante los 6 años que exige la normativa.
- Día 30 + 6 años: borrado físico definitivo de los datos restantes.
- Aceptaciones legales: las firmas de T&C, DPA y demás documentos quedan archivadas 10 años como prueba de cumplimiento (interés legítimo en defensa frente a posibles reclamaciones).
- Copias de seguridad: los datos pueden persistir en copias cifradas hasta 14 días tras la baja, momento en el que la rotación natural los elimina.
4. Derecho del cliente a exportar antes de la baja
Antes de solicitar la baja, todo cliente puede ejercer su derecho de portabilidad (Art. 20 RGPD) desde Configuración → Mis datos → Exportar todos mis datos. La descarga es inmediata y entrega un archivo JSON con todos los datos asociados a la empresa.
5. Aceleración del borrado (Art. 17 RGPD — Derecho al olvido)
Si por una razón legítima el cliente o un interesado solicita el borrado anticipado (antes de los plazos legales), Amantis evaluará la petición y la atenderá en la medida en que no exista obligación legal de conservación. Los datos que deban conservarse por ley se mantendrán bloqueados y se borrarán al prescribir la obligación.
Para ejercer este derecho: Configuración → Mis datos → Derecho de supresión o escribir a administracion@amantisinformatica.com.
6. Borrado por inactividad
Amantis se reserva el derecho a iniciar el procedimiento de borrado de cuentas que lleven más de 12 meses inactivas Y sin suscripción activa. Antes del borrado, se enviará un aviso por email con 30 días de antelación al titular de la cuenta para que pueda recuperarla o exportar sus datos.
7. Actualizaciones de esta política
Esta política puede actualizarse cuando cambie la normativa o los plazos de conservación que aplica Amantis. Cualquier cambio se publicará aquí y, si es significativo, se comunicará al cliente con al menos 30 días de antelación.
8. Más información y contacto
Para cualquier duda sobre esta política o sobre los plazos concretos aplicables a tu cuenta: administracion@amantisinformatica.com · (+34) 828 980 633
Si consideras que tus derechos no están siendo respetados, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).